Omgivelsesanalyse og prototyptesting i en by i bevegelse

Kirunas unike situasjon og sammenheng

Å gjøre en analyse av omgivelsene i Kiruna er særlig spennende, fordi sentrum av byen nå flyttes i stor skala på grunn av utvidelsen av gruven. Utvidelsen av det statseide gruveselskapet LKABs jernmalmgruve har nemlig svekket stabiliteten i grunnen under det gamle sentrum, og det krever et prosjekt over flere tiår for å flytte boliger, bedrifter og infrastruktur flere kilometer unna. Denne ekstraordinære lokale utfordringen gir et levende bakteppe for strategiske diskusjoner. Analysen omfattet også resonnementer om hvordan ulike makrofaktorer, som virkningene av et lederskifte i USA, trusselen om tollsatser og avgifter, ville påvirke den lokale dynamikken, noe som ga den unikt lokale situasjonen et lag av global og politisk kompleksitet.

Utfordringene med å fasilitere grupper

Effektiv fasilitering av grupper er en av de største vanskelighetene i strategiarbeid. Ofte kommer noen få dominerende stemmer til å overskygge verdifulle, nyanserte perspektiver, slik at viktig kunnskap i organisasjonen ikke kommer frem.

Testen hadde to formål:

• Å gjøre en grundig analyse av omgivelsene som hjelper brukerne å skille faktorene de må handle på, fra dem de kan følge med på eller se bort fra.
• Å teste hvor godt den programvarestøttede gruppefasiliteringen fungerte.

Den sentrale utfordringen i enhver prosess er å sikre at hver deltakers bidrag teller like mye i den felles analysen. Prototypen vår løste dette ved å flytte den innledende innsamlingen til den digitale plattformen, der deltakerne kunne legge inn sine observasjoner og innsikter i fritekst, samtidig og anonymt.

Slik støttet programvaren fasiliteringen

Programvarens struktur for innsamling skulle støtte fasiliteringen ved å:

• Gi alle samme stemme: hver idé ble fanget opp uten presset fra et åpent forum.
• Utformingen sikrer at resultatet gjenspeiler informasjonen som er mest representert i dataene, og ikke påvirkningen fra én dominerende stemme.
• Strukturere og prioritere innspillene: verktøyet strukturerte de ulike ideene og grupperte dataene automatisk.
• Grupperingen bygde på makrofaktorer (som i en PESTEL-analyse) ut fra innspill fra både styret og ledergruppen.
• De viktigste faktorene ble deretter vurdert og diskutert ut fra om påvirkningen på organisasjonen og samfunnet som helhet var stor eller liten.
• Fokusere diskusjonen og læringen: da gruppen fikk se en visuell, gruppert syntese av alle innspill, gikk diskusjonen straks over til felles mønstre og prioriteringer. Ved å vurdere påvirkning ble ulike meninger løftet frem og diskutert, for enten å bli enige eller bli enige om å være uenige.

Viktige lærdommer

Den første eksterne prototyptesten viste at programvaren kan støtte en organisert, intern strategisering. Den ga oss også uvurderlig læring om å arbeide med sluttbrukere, særlig:
Begrensningene i KI-basert syntese på tvers av ulike makrodimensjoner.
Hvor viktig en felles forståelse er når man vurderer faktorer som KI har bearbeidet.
Det grunnleggende spørsmålet om hvordan dataene skal sorteres, med lukket kortsortering eller med åpne innspill.

En stor takk til Jörgen Svonni, administrerende direktør i Kirunabostäder, som inviterte oss til å fasilitere analysen og teste prototyper i praksis.