Omvärldsanalys och prototyptester i en stad i rörelse

Kirunas unika situation och sammanhang

Att göra en omvärldsanalys i Kiruna är särskilt spännande, eftersom stadskärnan just nu flyttas i stor skala på grund av gruvans utbyggnad. Utbyggnaden av det statliga gruvbolaget LKAB:s järnmalmsgruva har nämligen försämrat stabiliteten i marken under den gamla stadskärnan, vilket kräver ett projekt över flera årtionden för att flytta bostäder, företag och infrastruktur flera kilometer bort. Den här extraordinära lokala utmaningen ger en levande bakgrund för strategiska diskussioner. Analysen omfattade också resonemang om hur olika makrofaktorer, som effekterna av ett ledarskifte i USA, hotet om tullar och avgifter, skulle påverka den lokala dynamiken, vilket gav den unikt lokala situationen ett lager av global och politisk komplexitet.

Utmaningarna med att facilitera grupper

Effektiv facilitering av grupper är en av de största svårigheterna i strategiarbetet. Ofta råkar ett fåtal dominerande röster överskugga värdefulla, nyanserade perspektiv, vilket gör att viktig kunskap i organisationen inte kommer fram.

Testet hade två syften:

• Att göra en grundlig omvärldsanalys som hjälper användarna att skilja de faktorer de behöver agera på från dem de kan bevaka eller bortse från.
• Att testa hur väl den mjukvarustödda gruppfaciliteringen fungerade.

Den centrala utmaningen i varje process är att se till att varje deltagares bidrag väger lika tungt i den gemensamma analysen. Vår prototyp löste det genom att flytta den inledande insamlingen till den digitala plattformen, där deltagarna kunde lämna sina iakttagelser och insikter i fritext, samtidigt och anonymt.

Så stödde mjukvaran faciliteringen

Mjukvarans struktur för insamling skulle stödja faciliteringen genom att:

• Ge alla samma röst: varje idé fångades upp utan pressen från ett offentligt forum.
• Utformningen gör att resultatet speglar den information som är mest representerad i underlaget, snarare än inflytandet från en enskild dominerande röst.
• Strukturera och prioritera bidragen: verktyget strukturerade de olika idéerna och klustrade underlaget automatiskt.
• Klustringen utgick från makrofaktorer (som i en PESTEL-analys) utifrån bidrag från både styrelsen och ledningsgruppen.
• De viktigaste faktorerna värderades och diskuterades sedan utifrån om deras påverkan på organisationen och samhället i stort var stor eller liten.
• Fokusera diskussionen och lärandet: när gruppen fick se en visuell, klustrad syntes av alla bidrag flyttades diskussionen direkt till gemensamma mönster och prioriteringar. Genom att påverkan värderades lyftes olika åsikter fram och diskuterades, för att antingen enas eller enas om att vara oense.

Viktiga lärdomar

Det första externa prototyptestet visade att mjukvaran kan stödja ett organiserat, internt strategiarbete. Det gav oss också ovärderliga lärdomar om att arbeta med slutanvändare, särskilt:
Begränsningarna i AI-baserad syntes över olika makrodimensioner.
Hur viktig en gemensam förståelse är när man värderar faktorer som AI har bearbetat.
Den grundläggande frågan om hur underlaget ska sorteras, med sluten kortsortering eller med öppen inmatning.

Ett stort tack till Jörgen Svonni, vd för Kirunabostäder, som bjöd in oss att facilitera analysen och testa prototyper skarpt.